في عالم البيانات، يعتبر Excel أداة قوية، ولكن قد يكون من السهل الاعتماد على دالة SUM. في هذا المقال، سنستكشف لماذا يجب عليك استخدام SUBTOTAL بدلاً من ذلك.
تجاوز استخدام SUM وابدأ في استخدام هذه الدالة بدلاً من ذلك في Excel
يمكن أن يكون استخدام Microsoft Excel معقدًا إذا كنت غير مألوف بجميع حيله وطرق استخدامه. يقدم Excel العديد من الميزات التنظيمية لمساعدتك في الحفاظ على معلوماتك وبياناتك سهلة البحث. يمكنك استخدام البرنامج بطرق متنوعة وتركه يتعامل مع الجوانب المملة من تجميع البيانات نيابة عنك.
تعتبر بعض الوظائف المعروفة في Excel هي المعادلات الرياضية الأساسية. القدرة على إضافة أو طرح كميات كبيرة من الأرقام في لحظة توفر عليك عناء إدخالها جميعًا في آلة حاسبة. ولكن من المحتمل أنك تعتمد على دالة واحدة أكثر مما ينبغي. إنها بلا شك الأكثر استخدامًا في Excel، وليست كما يُشاع عنها.
يمكن لـ SUM التعامل مع الجمع المباشر
يمكنه إضافة كل ما تريده
تعتبر دالة SUM واحدة من أكثر الدوال شعبية لأنها شيء يحتاجه أي شخص يستخدم Excel تقريبًا. إذا كنت تستخدم Excel لأي نوع من تجميع البيانات الرقمية، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى إضافة الأشياء في مرحلة ما. يسمح لك استخدام SUM بإضافة خلايا لا حصر لها ببضع نقرات بالماوس أو ضغطات على لوحة المفاتيح.
كتابة =SUM ثم فتح قوس ستسمح لك ببدء الوظيفة. يمكنك أيضًا النقر على زر fx أو زر إدراج دالة في القائمة. AutoSum هو أيضًا زر في القائمة جيد للاستخدام إذا قمت بتحديد مجموعة من الخلايا قبل الضغط عليه.
بمجرد بدء الوظيفة، يمكنك إما كتابة الخلايا أو سحب المؤشر على طول عمود لتحديد عدد منها. إذا كنت ترغب في إضافة خلايا بشكل فردي، يمكنك الضغط على Command أو Ctrl، اعتمادًا على الكمبيوتر الذي لديك، ثم النقر على خلية لإضافتها إلى مجموعتك.
بمجرد تحديد ما تريده، يمكنك أن تجعل الوظيفة تحسب الأرقام لك. عندما تضغط على Return، ستقوم بحساب مجموع الخلايا، طالما أن جميعها تحتوي على قيم رقمية. التأكد من ذلك يتجنب التعامل مع الأخطاء التي يمكن أن تكون كابوسًا.
SUBTOTAL سيكون أكثر دقة لاحتياجاتك
هذه نسخة أفضل من SUM
يمكن أن يوفر لك SUBTOTAL المجموع الصحيح للدالة التي تريد رؤيتها. إذا كنت تستخدم SUBTOTAL، فإنه يرجع مجموعًا من قائمة أو قاعدة بيانات. ستتعامل SUBTOTAL مع الدوال المختلفة بطريقة محددة، حيث أن العديد من دوال Excel جيدة فقط لإظهار مجموع الدالة التي أدخلتها في الخلايا.
على سبيل المثال، في المثال أعلاه، استخدمت SUM لحساب مجموع الانتصارات لفرق مختلفة في دوري البيسبول الرئيسي.
لقد اخترعت الأرقام للانتصارات والخسائر لكل فريق عشوائيًا. لا أحاول التنبؤ بكيفية سير الموسم المقبل، أو أي موسم.
أظهر SUM 1,001، وهو عدد جميع الانتصارات للفرق الـ 12 التي قمت بإدراجها عشوائيًا. عند إدخال SUBTOTAL كدالة أخرى، تكتب =SUBTOTAL( ثم يسمح لك Excel باختيار دالة لاستخدام SUBTOTAL قبل ذلك. يمكنك الاختيار بين:
- المتوسط
- العد
- COUNTA
- MAX
- MIN
- المنتج
- STDEV.S
- STDEV.P
- SUM
- VAR.S
- VAR.P
لأغراضي، أكتب 9 لـ SUM ثم فاصلة ومسافة قبل اختيار الخلايا التي تريد تضمينها. لذلك، أختار نفس الخلايا التي فعلتها لـ SUM السابقة وأضيف قوس نهاية وأضغط على Return للحصول على SUBTOTAL. هذا يظهر نفس SUM وSUBTOTAL في البداية.
لكن حيث تبرز SUBTOTAL تفوقها على SUM هو عندما تبدأ في تصفية البيانات. لنفترض أنني أردت فقط البيانات من AL East وNL East. أضف تصفية في الأعلى وقم بفرزها حسب القسم. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر على قائمة البيانات ثم تصفية. إذا فعلت ذلك، واخترت فقط الأقسام التي أريدها، فإن SUBTOTAL تتغير مع تغيير ورقة Excel. كما هو موضح في الصورة الرابعة أعلاه، يظهر SUM نفس مجموع الانتصارات الذي أظهره سابقًا، لكن SUBTOTAL تتغير تلقائيًا إلى الانتصارات المصفاة، مما يظهر لي فقط انتصارات فرق AL East وNL East.
هذه هي طريقة استخدام SUBTOTAL الأساسية، وهي واحدة من دوال Excel المفضلة لدي. يمكنك استخدامها لقياسات أكثر تعقيدًا، مثل عد جميع الخلايا، بما في ذلك تلك التي تحتوي على نص، والنظر في تباين عينة.
SUBTOTAL مثالية أيضًا للتوسط
تنطبق نفس المبادئ
دالة أخرى شائعة الاستخدام هي AVERAGE، والتي ستأخذ متوسط جميع البيانات في الخلايا التي تحددها. سواء كانت خليتين أو 200، يمكن لـ Excel أن يوفر لك متوسط جميع الأرقام من خلال دمجها بسرعة ثم قسمتها على عدد الإدخالات.
بدلاً من استخدام =AVERAGE، فإن إدخال =SUBTOTAL(1, ثم إدخال الخلايا أو نطاق الخلايا وإغلاق الأقواس للحصول على متوسطك هو طريقة أفضل لاستخدام Excel. هذا يحميك إذا كنت ترغب في تصفية البيانات لاحقًا.
إذا كنت أريد معرفة ما هو متوسط عدد الانتصارات لفرق NL West في جدول البيانات، يمكنني معرفة ذلك بسهولة عن طريق تصفية تلك البيانات. لن يوفر لي AVERAGE العادي تلك البيانات بسرعة مثلما ستفعل SUBTOTAL.
SUBTOTAL هي دالة أكثر ذكاءً على المدى الطويل من SUM
إذا كنت ترغب في تجميع البيانات مع المزيد من الفروق الدقيقة من مجرد الجمع المباشر، فإن SUBTOTAL هي خيار أفضل من SUM. لا تزال تستطيع الحصول على SUM لك. ولكن، في حال كنت ترغب في القيام بالمزيد بالبيانات لاحقًا، مثل تصفيتها، فإن SUBTOTAL توفر لك المزيد من البداية. سيكون أي شخص يستخدم Excel بشكل متكرر للإضافة أفضل حالًا في البدء في دمج SUBTOTAL في أوراقه.
باستخدام SUBTOTAL، يمكنك تحسين دقة بياناتك وجعل تحليلاتك أكثر مرونة. ابدأ في دمج هذه الدالة في عملك اليوم!
