تحتوي إكسل على مجموعة واسعة من الوظائف المدمجة المفيدة، ولكن هذا لا يعني أنه يجب عليك استخدامها بشكل عشوائي. من الأمور التي يمكنك القيام بها عندما تتباطأ إكسل هو فحص بعض الصيغ للتأكد من أنك تستخدم هذه الوظائف بكفاءة. حتى الصيغ التي تبدو بسيطة يمكن أن تؤثر بشكل كبير على الأداء وتسبب العديد من الصداع.
بينما هناك العديد من الأسباب، فإن الصيغ التي تستخدم الوظائف المتقلبة، والمصفوفات، ووظائف البحث هي الأكثر أهمية. سأشرح لماذا قد تبطئ أوراق العمل الخاصة بك، بالإضافة إلى بعض النصائح حول كيفية إصلاحها لتحسين الأداء، أو متى يجب تجنبها تمامًا.
الصيغ ذات الوظائف المتقلبة
هناك سبب يجعل المحترفين يستخدمونها بحذر
إذا لاحظت أن ورقة إكسل الخاصة بك تعيد الحساب في كل مرة تقوم فيها بإجراء تغيير وتؤثر على الأداء، فإن الوظائف المتقلبة هي على الأرجح الجاني. تجبر الوظائف المتقلبة إعادة الحساب للحفاظ على النتائج محدثة. تفعل ذلك حتى إذا لم يؤثر التغيير على أي من الخلايا المرجعية أو مخرجاتها.
وظيفة متقلبة شائعة هي NOW، التي تعيد التاريخ والوقت الحالي وهي مفيدة في سيناريوهات مثل حساب المواعيد النهائية، وإدراج الطوابع الزمنية، وتحديث لوحات المعلومات في الوقت الحقيقي. واحدة أخرى هي وظيفة INDIRECT، التي تستخدم سلاسل النصوص لبناء مراجع الخلايا ومفيدة للإشارة إلى النطاقات الديناميكية، من بين أشياء أخرى.
بينما تقوم بعمل جيد في الحفاظ على الأمور ديناميكية، يجب استخدامها فقط عند الضرورة. هذا صحيح بشكل خاص للنماذج الكبيرة التي تحتوي على العشرات من الأوراق أو آلاف الصفوف. من الأفضل أيضًا استخدام البدائل غير المتقلبة عند الإمكان (مثل إدخال التاريخ يدويًا بدلاً من استخدام وظيفة NOW).
إذا لم تتمكن من تجنب الوظائف المتقلبة، وتبطئ دفتر العمل، يمكنك إيقاف إعادة الحساب التلقائي. بهذه الطريقة، يمكنك تشغيل إعادة الحساب يدويًا بدلاً من حدوثها عند كل تغيير صغير، ولكن الجانب السلبي هو أنه من السهل نسيان القيام بذلك. F9 يعيد حساب جميع أوراق العمل المفتوحة، وShift + F9 يعيد حساب ورقة العمل النشطة فقط.
صيغ المصفوفات القديمة
معالجة صيغ المصفوفات ليست دائمًا بسيطة
تقوم بإنشاء صيغ المصفوفات عن طريق كتابة الصيغة الخاصة بك والضغط على Ctrl + Shift + Enter بدلاً من Enter فقط. ستعرف أنك نجحت في إنشاء واحدة إذا كانت الصيغة محاطة تلقائيًا بأقواس معقوفة.
تعتبر صيغ المصفوفات مفيدة بشكل خاص عندما تتضمن حساباتك قيمًا متعددة، مما يوفر عليك خطوة إنشاء أعمدة مساعدة. يمكنها أيضًا إعادة نتائج متعددة.
تعتبر صيغ المصفوفات ميزة قديمة، خاصة الآن بعد أن قدمت مايكروسوفت الوظائف الديناميكية الأكثر كفاءة في إكسل لمستخدمي Microsoft 365. ومع ذلك، لا تزال لها استخداماتها، خاصة عندما تريد ضمان التوافق مع الإصدارات القديمة من إكسل (2019 أو قبلها). لن تختفي في أي وقت قريب لهذا السبب.
على الرغم من أن كل شيء محاط بشكل أنيق في سطر واحد عند استخدام صيغ المصفوفات، ستقوم إكسل بمعالجة الصيغة عدة مرات لتحقيق النتائج. يمكن أن يكون هذا مكلفًا من الناحية الحسابية، خاصة في أوراق إكسل الكبيرة.
لتجنب صيغ المصفوفات، يمكنك التفكير في استخدام الأعمدة المساعدة، التي تنشر حساباتك عبر خلايا متعددة. إذا لم تتمكن من تجنبها، حاول عدم استخدامها مع الوظائف المتقلبة. إذا لم يكن التوافق مشكلة، يمكنك استخدام الوظائف الديناميكية حيثما كان ذلك ممكنًا.
صيغ البحث
إنها مريحة ولكن يمكن أن تكون مكلفة
إذا كنت بحاجة إلى العثور على قيمة معينة في ورقة إكسل، فإن أسرع طريقة هي استخدام صيغة بحث. أكثر الوظائف شيوعًا لاستخدامها في هذه الصيغ هي VLOOKUP وHLOOKUP، التي تبحث عبر الأعمدة والصفوف، على التوالي. على سبيل المثال، من السهل العثور على سعر منتج في قائمة عمودية باستخدام اسمه بمساعدة VLOOKUP.
المشكلة هي أن هذه الصيغ البحثية يمكن أن تسبب انخفاضات في الأداء إذا كان عليها البحث في مجموعات بيانات كبيرة، خاصة عندما تكون البيانات التي يتم البحث عنها منتشرة عبر أوراق متعددة. يصبح هذا عملية تستغرق وقتًا طويلاً يمكن أن تضع ضغطًا على إكسل.
ما لم تستخدم وظائف البحث بشكل مفرط، قد لا تكون هذه مشكلة كبيرة لإصدار Microsoft 365 من إكسل، حيث يقوم بإنشاء فهرس مؤقت يسرع عمليات البحث المتكررة. أيضًا، لديه وظيفة بحث بديلة أكثر كفاءة (ومتعددة الاستخدامات) تُسمى XLOOKUP يمكنك استخدامها بدلاً من ذلك.
إذا كان يجب عليك استخدام صيغ البحث في الإصدارات القديمة من إكسل، فمن الأكثر كفاءة استخدام الصيغة في نفس الورقة مثل مصفوفة البحث. يجب عليك أيضًا تحديد نطاق البحث ليشمل فقط الخلايا الضرورية (مثل B2:B100) – تجنب الإشارة إلى العمود بالكامل (مثل B:B). أيضًا، استخدم مطابقة تقريبية بدلاً من المطابقة الدقيقة، حيث أن الأخيرة لا تحتاج إلى البحث في كل خلية للعثور على القيمة التي تحتاجها.
افتح قوة ورقة إكسل سريعة
من خلال تجربتي، هؤلاء الثلاثة هم أكبر الجناة. يجب عليك أيضًا أن تكون في حالة تأهب للصيغ المتداخلة، خاصة تلك التي تحتوي على منطق شرطي معقد. مرة أخرى، قد لا تكون هذه مشكلة لإصدار إكسل لمستخدمي Microsoft 365، الذي يستخدم الفهارس المخزنة لتسريع عمليات البحث المتكررة.
بجانب النظر في الصيغ، تأكد من تحديث إكسل، وحذف أي بيانات غير ضرورية، وإزالة الإضافات غير المستخدمة. أي شيء يمكنك القيام به لتسريع ورقة إكسل الخاصة بك هو مشكلة واحدة أقل للتعامل معها. يمكنك التركيز على إنجاز العمل بدلاً من إضاعة المزيد من الوقت في تحسين الأداء.
